OKR (Objectives and Key Results) planning là gì?

OKR (Objectives and Key Results) planning là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng để xác định và theo dõi các mục tiêu (Objectives) cùng với các kết quả chính (Key Results) cần đạt được để hoàn thành các mục tiêu đó. Phương pháp OKR giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức đặt ra các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được, đồng thời tạo động lực để đạt được chúng.

I. Cấu trúc OKR:

Objectives (Mục tiêu): Mô tả ngắn gọn và rõ ràng về điều mà bạn muốn đạt được. Mục tiêu thường mang tính định hướng và truyền cảm hứng.

• Ví dụ: "Cải thiện sự hài lòng của khách hàng".

Key Results (Kết quả chính): Là các kết quả cụ thể, đo lường được, cho thấy bạn đã đạt được mục tiêu hay chưa. Mỗi mục tiêu thường có từ 3-5 kết quả chính.

• Ví dụ: "Giảm tỷ lệ khiếu nại của khách hàng xuống dưới 5%" hoặc "Tăng điểm đánh giá trung bình của khách hàng lên 4.5/5".

II. Lợi ích của OKR:

• Tập trung vào những ưu tiên quan trọng nhất.
• Tạo ra sự minh bạch trong tổ chức, từ cấp cao đến nhân viên.
• Khuyến khích sự liên kết giữa các nhóm và cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức.
• Đo lường được tiến độ công việc và kết quả thực tế.

Phương pháp này thường được các công ty lớn như Google, LinkedIn, và Twitter áp dụng để quản lý mục tiêu hiệu quả.

III. Chu kỳ

Chu kỳ OKR (OKR Lifecycle) bao gồm các giai đoạn chính từ việc thiết lập mục tiêu đến việc đánh giá và cải tiến. Chu kỳ này thường được thực hiện theo quý (hàng quý) hoặc hàng năm tùy thuộc vào chiến lược của từng tổ chức. Dưới đây là các bước chính trong chu kỳ OKR:

1. Thiết lập OKR (Set Objectives & Key Results)

• Xác định Mục tiêu (Objective): Đây là bước đầu tiên, trong đó bạn xác định những mục tiêu quan trọng nhất mà tổ chức, nhóm hoặc cá nhân cần đạt được trong khoảng thời gian cụ thể (quý hoặc năm). Mục tiêu phải rõ ràng, có ý nghĩa và truyền cảm hứng.
• Xác định Kết quả Chính (Key Results): Định nghĩa những kết quả cụ thể có thể đo lường để xác định rằng mục tiêu đã đạt được. Mỗi mục tiêu thường đi kèm 3-5 kết quả chính.

Ví dụ:

• Mục tiêu (Objective): Nâng cao trải nghiệm người dùng trên trang web.
• Kết quả chính (Key Results):
  • Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng lên 20%.
  • Giảm thời gian tải trang xuống dưới 3 giây.
  • Tăng điểm hài lòng của khách hàng (CSAT) lên 4.7.

2. Chia sẻ và Thống nhất (Alignment & Sharing)

• Các mục tiêu được chia sẻ với toàn bộ tổ chức hoặc nhóm, và mọi người có cơ hội để đóng góp ý kiến, điều chỉnh nếu cần. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ mục tiêu và hướng tới cùng một kết quả.
• OKR của từng cá nhân hoặc nhóm phải được liên kết với mục tiêu lớn hơn của tổ chức để đảm bảo sự thống nhất và tính liên kết.

3. Theo dõi và Đánh giá (Track & Monitor Progress)

• Trong suốt chu kỳ, tiến độ OKR cần được theo dõi định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng). Các nhóm và cá nhân sẽ đánh giá tiến độ đạt được đối với từng kết quả chính.
• Các cuộc họp đánh giá OKR thường xuyên giúp điều chỉnh chiến lược, phân bổ lại nguồn lực hoặc đưa ra hành động khắc phục nếu có kết quả nào đang gặp khó khăn.

4. Đánh giá cuối kỳ (Review & Reflect)

• Cuối chu kỳ OKR (cuối quý hoặc cuối năm), các nhóm và cá nhân sẽ đánh giá lại các kết quả so với mục tiêu đã đề ra.
• Các câu hỏi đánh giá chính gồm:
  • Đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm kết quả chính?
  • Điều gì đã hoạt động tốt và điều gì chưa hiệu quả?
  • Những thách thức nào đã gặp phải và có thể cải thiện trong chu kỳ tiếp theo?
• Mức độ hoàn thành của Key Results không nhất thiết phải đạt 100% (khoảng 60-70% cũng được xem là thành công nếu OKR có tính thách thức).

5. Học hỏi và Cải thiện (Learn & Improve)

• Dựa trên kết quả đánh giá cuối kỳ, tổ chức hoặc nhóm rút ra những bài học từ việc thực hiện OKR.
• Những bài học này sẽ được áp dụng vào chu kỳ OKR tiếp theo để cải thiện mục tiêu, quy trình, và phương pháp làm việc.

6. Chu kỳ mới (Start New Cycle)

• Sau khi đánh giá và học hỏi, quá trình thiết lập OKR mới cho chu kỳ tiếp theo bắt đầu. Tại đây, các mục tiêu và kết quả mới sẽ được định nghĩa dựa trên kinh nghiệm và nhu cầu của tổ chức.

Tóm tắt chu kỳ OKR:

1. Thiết lập mục tiêu và kết quả chính.
2. Chia sẻ, thống nhất và đảm bảo sự liên kết.
3. Theo dõi tiến độ trong suốt chu kỳ.
4. Đánh giá kết quả khi chu kỳ kết thúc.
5. Rút ra bài học và cải thiện.
6. Bắt đầu chu kỳ mới.

Chu kỳ OKR không chỉ là việc quản lý mục tiêu mà còn là một quy trình liên tục giúp tổ chức luôn hướng tới cải tiến và phát triển bền vững.